项目管理

本文介紹的是项目管理。關於軟體，詳見「軟體專案管理」。

汉漢▼▲

「项目是組織进行的一個暫時性(temporary)的努力付出，在一段事先確認的時間內，運用事先決定的資源，以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」

「项目管理是運用管理的知識、工具、和技術於项目活動上，來達成解決项目的問題或達成專案的需求。」所謂管理包含領導(leading)、組織(organizing)、用人(staffing)、計劃(planning)、控制(controlling)等五項主要工作。

[编辑] 什麼是專案?

「專案是一個暫時性(temporary)的組織與努力付出，在一段事先確認的時間內，運用事先決定的資源，以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」

依照上述的定義，專案就是那些非例行性(non-routine)的任務，同時需要有一個暫時性的專案團隊來執行。所謂暫時性的團隊，即團隊中的所有成員都是被暫時指派來擔任專案的某個工作角色。視實際需要，這些角色可能是全職或半職的。每個成員加入及參與專案的時間是根據其被指派工作的起訖時間(start-finish)及需要時程(duration)而定，只要其被指派的工作完成即可回到其原屬單位或繼續參與其它專案。那麼，要多長的期間才算是暫時性呢？其實重點不是期間多長，重要的是要看這個專案是否有正式成立一個專案團隊，是否有正式被授權啟動。如果以上回答皆是，那麼縱使是一個五天或五年的任務皆可被稱為是專案。

慣例上，長期的策略型(strategic)專案通常被稱作「投資組合」 (portfolio)，而中期的戰術型(tactical)專案通常被稱作「計劃或群組專案」(program)。通常，一個「投資組合」可由多個獨立的「計劃」或「專案」所組成，而一個「計劃」可由多個獨立的「專案」所組成。同時根據需要，一個大的專案也可以再分割成更小的次專案或子專案(sub-project)。

專案及非專案的區分其實還是有些模糊的空間。因此，在定義專案時，不只是根據專案的暫時性或獨特性兩項而已，主要的還是要瞭解專案與作業(operations)間的差異，譬如兩者的主要功能、主要產出、目標效益、組織架構、整合模式、及應用地方等，如此，才能正確瞭解專案的定義及存在功能。

[编辑] 什麼是專案管理?

「專案管理是運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上，來達成解決專案的問題或達成專案的需求。」所謂管理包含領導(leading)、組織(organizing)、用人(staffing)、計劃(planning)、控管(controlling)等五項主要工作。

[编辑] 專案管理流程

專案管理包含六個主要的流程，亦即；提案(proposing)、啟動(initiating)、計劃(planning)、執行(executing)、控管(controlling)、及結案(closing)等。而專案管理的主要的功能要素(elements)包含：「範疇(scope)、時間(time)、成本(cost)、品質(quality)、組織(organization)，資源(resource)、溝通(communication)、議題(issue)、變更(change)、風險(risk)」等十個項目。視不同專案類型的需求，可增加「商業案例(business case)、需求(requirement)，目標(objective)、採購(procurement)、組態(configuration)」等。

透過這六大流程及其管理項目之互相運作，形成一有系統的專案管理流程架構(framework)。進而，有效率地達成專案的設定目標，以滿足專案的需求，並獲取專案最終預期的效益。此六大流程的主要活動、主要目的及主要負責人員的摘要敘述如下：

(1) 提案流程：

主要的目的：在確認專案成立的正當性理由、決定最佳的可行方案、發展專案的產出需求及工作範疇、及完成合法的專案啟動授權程序。
主要的活動：包含專案問題及需求分析、可行性評估、專案提案書(project proposal)製作與審核、及專案授權書核發等。
主要的負責人員：包含「專案提案者」負責擬訂提案書；「專案審核人員」負責審核專案的正式成立。依專案的規模大及重要程度，成立專案執行委員會，並專案贊助者或專案負責人來負責後續的專案管理工作。

(2) 啟動流程：

主要的目的：在確保有效的專案組織架構及指派適任可用的成員，並將提案書的內容進一步具體化成為專案摘要計畫書(project brief)，以作為專案成員執行專案共同的遵循基準。接著，舉行專案啟動會議，正式地宣告專案的正式啟動，以凝聚所有專案成員的共識。
主要的活動：包含正式的專案團隊成立、專案摘要計畫書的製作與審核，及啟動會議的舉行等。
主要的負責人員：包含「專案贊助者」或「專案負責人」來負責專案團隊建立及範疇擬定的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。

(3) 計畫流程：

主要的目的：是將專案摘要計畫書的內容進一步具體化成為更細的專案計畫書，以作為專案實際執行及控管的指導藍圖。
主要的活動：為專案計畫書(project plan)的製作及審核，其中包含範疇計畫、產出計畫、工作計畫、控管計畫、及支援計畫等子計畫。
主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案管理團隊」負責專案計畫書製作的工作；「專案贊助者」負責初步審核的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。

(4) 執行流程：

主要的目的：在確保專案的工作被分派給適任的工作小組或外包廠商，並要求他們仔細地計畫工作執行的流程及方法。同時，有效查核所有工作執行過程及產出的品質，並確保所有必要的產出皆能按程序交付。
主要的活動：主要的任務為「產出交付管理(managing product delivery)」，包含工作分包的分派、執行督導及交付驗收等。
主要的負責人員：包含「專案負責人」、「專案管理團隊」及「專案技術團隊主管」負責專案產出交付管理的工作。

(5) 控管流程：

主要的目的：在確保專案的執行的現況被有效追蹤記錄、分析評估、提呈審核、及調整變更。同時，確保所有的溝通訊息被有效傳遞、發布及回應，以及所有產出及管理文件被有效彙整、管制及儲存。接著，每一重要執行階段的結束被仔細地檢討及審核，以確定專案下階段繼續進行的必要性。
主要的活動：包含階段現況控管、階段溝通及文件控管、及階段介面管理等。
主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案管理團隊」負責專案控管的工作；「專案贊助者」負責進度、績效及問題解決督導的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。

(6) 結案流程：

主要的目的：在確定結案需求獲得正式核准，並有效規劃結案相關的作業程序及負責人事。同時，確保結案相關的合約與行政作業、及結案會議被順利執行。最後，有效地檢討專案的最終效益成果及重要的成敗經驗，以作為未來的參考借鏡。
主要的活動：包含結案前準備、合約及行政結案、結案報告與會議、及專案的檢討及經驗學習等。
主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案結案團隊」負責專案結束的工作；「專案贊助者」及「專案執行委員會」負責最終審核的工作。

雖然，上述的六大流程和大家所熟悉的PMBOK (PMI的專案管理知識體系)五大流程及九大知識領域架構略有不同，但以實務來看，專案管理流程架構的方法並不限於一種。就像英國的Prince2及SEI(軟體工程協會)的CMMI中的專案管理流程架構也有相當的差異。基本上，發展各專業領域所需的專案管理流程架構本應因地制宜，不必全然相同，如此才能適合不同規模、不同組織、不同環境、不同產業的專案管理需求，至於參考哪一種特定的國際標準並不是太重要，重要的是適用與否，而PMBOK、Prince2、及CMMI等國際專案管理標準，只是企業組織在發展其專案管理流程架構的較有參考價值的模型罷了。

原則上，產業類別及經營策略決定專案管理策略需求，進而決定專案管理組織需求，最後才決定專案管理流程架構需求。再者，任何流程方法只是管理架構運作的手段方法，還必須根據管理組織中各階層的責任角色、報告管道及決策權限等之需求變化不斷調整。專案管理流程架構發展亦然，沒有絕對的架構模式，只要能符合企業組織獨特的需求才是最重要。

[编辑] 專案管理的系統原理

根據控制系統的原理來看，專案管理是一種反饋迴路(feedback loop)的機制。「迴路」是資訊循環的管道，用以傳送不同的訊息，以進行「目標設定、監視、分析、評估、及調整」的控制功能。

在專案管理的控制系統中，具兩個最主要的迴路，亦即「計畫迴路」和「控管迴路」。所謂的「計畫迴路」就是：「專案的計劃是依據策略專案管理、群組專案管理及專案技術流程活動的需求及限制條件來擬定的。相對的，策略專案理與群組專案的計劃，也需要依據現有專案的執行現況及未來計畫來擬定。」這種傳遞相互作用及相互關聯訊息的回饋機制，正是迴路主要的功能。

所謂的「控制迴路」就是：「當專案計畫擬定後，就成為專案技術流程活動執行及控管依據標準。於是，當專案開始進行時，所有的專案技術流程活動執行的現況將被持續的「追蹤紀錄」，並彙整成可有用的資訊來「分析差異」，亦即比對「實際執行結果」與「原來計畫標準」的差異程度。接著，根據分析出的差異結果來「審查評估」可能的問題衝擊及解決方案，以決定是否應採取任何調整(regulating)的行動，包括「更新計劃」，或「更正行動」兩種，以確保專案的順利進行，或提早中止以避免損失。」

在專案管理控制系統中，兩個迴路所傳遞的訊息必須是及時(timely)及動態的(dynamic)，亦即要和外在環境隨時保持互動的反應，如此才能讓所有系統內部所有組成分子間互相作用的結果維持在最佳的狀態。而這也正是專案管理的主要目的，亦即透過專案管理機制的有效運作來促成專案技術流程的有效運作，並產出符合專案目標的最佳成果及效益。

[编辑] 專案管理的應用範圍

任何時候企業組織都有許多重要的專案在進行，無可諱言，成功地完成這些專案對企業組織的經營績效及競爭優勢影響甚巨。而進一步的歸納，這些暫時性的專案通常和企業組織在「獲利(earn)」、「開創(create)」、「建置(build)」、「解決(resolve)」、及「改善(improve)」的任務有關，其摘要說明如下：

「獲利(earn)」：為了維持組織的營業收入及利潤，根據外部顧客的需求或合約，並透過專案的執行來交付顧客所需要的服務或產出，以獲取顧客的支付報償，例如：建築設計委託案、船舶及飛機製造生產、及軟體系統設計代工等。

「開創(create)」：為了不斷尋求新的生存及成長機會，滿足顧客及市場的需求，及創造新的獲利來源所產生的相關專案，例如：新事業投資專案、市場調查及評估專案、新產品技術評估專案、新產品及新技術研發專案、或新市場行銷專案等。

「建置(build)」：為了開始、維持或擴充事業營運，必須建置新的制度系統、組織架構、基礎設施等所產生的相關專案，例如：營運廠辦大樓建造專案、生產設備建置專案、管理組織制度建置專案、及管理資訊系統建置專案等。

「解決(resolve)」：為了解決外部或內部的問題，所產生的相關專案，例如：客戶抱怨解決專案、供應商供貨問題解決專案、生產技術及品質問題解決專案、產品設計不良問題解決專案、財務管理不良問題解決專案等。

「改善(improve)」：為了提升組織運作、資源運用、及作業流程的效率，所產生的相關專案，例如：組織再造專案、制度系統改革專案、ISO系統導入專案、設備更新專案、及工作流程改善專案等。

一旦企業組織能透過上述五種任務相關的專案，不斷改善其經營績效及提升核心能力，將能面對任何環境的變化及競爭的挑戰，而持續屹立不搖。而這也顯示專案管理的應用對一般的企業組織的重要性。話說如此，實際上，除了那些以專案為服務或生產為導向的企業組織外，很少有企業會將專案管理正式地納入其組織的管理體系中，此種現象普遍存在，其原因值得進一步的探討。

[编辑] 项目管理的历史

在冷战的史普托尼克危机（苏联發射第一颗人造卫星）之前，项目管理还没有用做一个独立的概念。在危机之后,美国国防部需要加速军事项目的进展以及发明完成这个目标的新的工具（模型）。在1958年,美国发明了计划评估和审查审技术（PERT）,作为的北极星导弹潜艇项目。与此同时, 杜邦公司发明了一个类似的模型成为关键路径方法（CPM）。 PERT 后来被工作分解结构（WBS）所扩展. 军事任务的这种过程流和结构很快传播到许多私人企业中。

随着时间的推移,更多的指导方法被发明出来，这些方法可以用于形式上精确地说明项目是如何被管理的。这些方法包括项目管理知识体系（PMBOK），个体软件过程（PSP），团队软件过程（TSP），IBM全球项目管理方法(WWPMM)，PRINCE2. 这些技术试图把开发小组的活动标准化，使其更容易地预测，管理和跟踪。

关键链是传统的关键路径方法的最新扩充.

项目管理的的批判性研究发现: 许多基于PERT的模型不适合今天的多项目的公司环境. 这些模型大多数适合于大规模,一次性,非常规的项目中. 而当代管理中所有的活动都用项目术语表达。所以,为那些持续几个星期的“项目”（更不如说是任务）使用复杂的模型在许多情形下会导致不必要的代价和低可操作性。因此，项目识别不同的轻量级的模型，比如软件开发的极限编程和Scrum技术。为其他类型项目而进行的极限编程方法的一般化被称为极限项目管理

[编辑] 术语表

项目管理有很多术语，为项目管理术语表。

项目管理术语借用普通词汇，在项目管理的范围内表达特定含义。

[编辑] 项目管理标准和专业认证

为了开发项目管理的标准，做出了很多努力，如：

ISO 10006:1997, 质量管理 - 项目管理中的质量的指南
PMBOK (PMBOK=Project Management Body of Knowledge)
PRINCE2 (PRINCE2=Projects In Controlled Environments)
ISEB项目管理考试大纲

参见: 标准（成熟度模型）的详尽列表

迄今为止，还没有已知的在GNU Free Documentation License下开发的项目管理标准。已经有一个提案项目管理XML Schema.

專案管理相關國際證照除了PMP國際專案管理師證照外，PMI還推出CAPM助理專案管理師提供在學學生考照，而IPMA將證照分為A(專案副總)、B(專案協理)、C(專案經理)、D(專案副理)等四級，D級提供在學學生考照，PMP 等同 IPMA D 級證照，而IPMA C級有細分領域，IPMA D 級終生有效， PMP 有效期三年。組織特性: IPMA 1. 是一個總部設立於荷蘭的國際性組織。 2. 會員國包括聯合國常任理事國等 45 個會員國。 3. 台灣專案管理學會是台灣會員國代表。 PMP 1. 美國國內的專案管理學會。 2. 不是國際性專案管理組織。 IPMA 專案管理證照為教育部唯一採認之國際專案管理證照，可以做為大學評鑑、升格、新增系所之參考依據。参见: IPMA 證照與 PMI 證照之比較

[编辑] 参考文献

A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK® guide, Third Edition, 2004, Project Management Institute., ISBN 1-930699-45-X
專案的定義與原理
專案管理標準流程建立的最佳方法
企業組織專案管理制度導入的最佳方法

[编辑] 實用專案管理資源參考連結

[编辑] 相關名詞

[编辑] 外部链接