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影子IT

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影子IT（Shadow IT）也称为Stealth IT、Client IT、Fake IT，是组织中的信息技术（IT）系统是由组织内部建立并且使用，但没有正式的组织核可，而系统是由IT部门以外的部门订定规格并且布署[1][2]。

有些人认为影子IT是重要的创新来源，这些系统可做为是未来核可IT方案的原型。不过也有些人认为这类的系统不一定可以符合组织有关内部控制、文件、资安以及可靠度上的要求。

起源

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大型组织里的资讯系统常常是造成员工挫折感的来源[3]。为了避开中央资讯部门提供资讯方案的限制，也避开一些各部门认为会破坏个人生产力的限制，非IT的部门可能会因为其紧急的需要或是需求而开发部门内的资讯系统[4]。有些情形下，会从中央IT部门以外再雇用IT专门人员，或是采购软体方案，企业治理层级可能不知道这些情形，或是没有核可这样的事情。

优点

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影子IT常常会视为破坏公司治理的行为，不过影子IT的存在也可以视为是中央管理的IT系统无法满足个别部门需求的指标。影子IT有以下立即性的优点：

  • 创新：影子IT可以视为是因应变化中的企业需求，潜在解决方案或是方案原形的沙盒。另外，透过更广泛业务范围内的限制，可以强化或限制各部门之间的相依关系。
  • 部门生产力：影子IT是依个别部门所客制化，因此可以让这些部门更有效的参与其中。研究[5]指出有35%的员工认为为了有效率的工作，需要回避公司的安全措施以及相关规定。
  • 减少内部成本：有些影子IT的政策，例如自携设备（BYOD）可以减少直接的硬体成本以及软体成本，也减少IT部门支援各单位产生的支出。

缺点

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影子IT增加了不受控资料流的可能性，也不容易符合相关的法令、规定以及最佳实务，例如新巴塞尔资本协定、GLBA（金融服务法现代化法案）[6]、美国的萨班斯-奥克斯利法案等。

除了信息安全以及合规的风险以外，影子IT也可能会有以下的缺点[7][8]：

  • 成本：若公司发现了影子IT的基础设施，企业层级需要额外的时间以及投资进行整合、验证和合规。另一方面，部门可能因为影子IT方案的价格便宜而采用，但没有考虑其布署以及维护的额外成本。也可能因为没有效率的采购造成投资效益的减少。
  • 一致性：影子IT的方案可能不在中央化的版本控制范围内，违反标准化的方法论或是运算方式。多重且共存的影子基础设施句可能产生高度碎片化的应用软体地图，也让中央化的组态管理更为困难。
  • 营运没有效率：建立影子方案后，可能因为其广为使用，或是文件化不佳的原因，后续企业实现整体性，更有效率的改善时，可能会跳过影子方案。影子系统也可能超过中央IT部门整合以及维护的能力范围，特别是一些影子IT系统是“大到不能倒”的情形。

发生率

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依照定义，组织内的影子IT活动是未知的，尤其是各单位为了使其业务持续运作，会有隐藏影子IT活动的预防性措施。就算知道实际的情形，组织也不愿意承认影子IT活动的存在。不过也有例外，波音公司发表了经验报告[9]，说明其各部门为了避开其正式资讯系统的限制，已引起了许多的影子应用程式。

依照Gartner公司2015年的报告，大部份组织中，有35%的企业IT支出是在其中央IT部份的预算控管之外[10]。

2012年有一个法国针对129个IT经理的问卷[11]，揭露了一些影子IT的例子：

  • Excel巨集：19%
  • 软体：17%
  • 云端方案：16%
  • ERP：12%
  • 企业智慧（BI）系统：9%
  • 网站：8%
  • 硬体：6%
  • VoIP：5%
  • 影子IT支援：5%
  • 影子IT专案：3%
  • BYOD：3%.

例子

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组织内非官方资讯流的例子包括随身碟或是其他行动资料储存装罝、即时讯息软体、Gmail或是其他邮件服务、Google文件或其他线上文件共享程式、Skype或是其他线上VoIP软体，也有一些比较不直接的例子，像是自行开发的Microsoft Access资料库，自行开发的Excel试算表以及巨集。若资讯或是应用程式移到受保护系统、网路、实体地点或是安全域以外，或是和以外的区域有互动，就可能有安全风险。

参考资料

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  1. ^ Shadow IT - Should CIOs take umbrage?. CXO Unplugged. [2012-04-25]. （原始内容存档于2022-04-06）. 
  2. ^ How no-code development tools can benefit IT. [2017-12-25]. （原始内容存档于2017-03-31）. 
  3. ^ Newell, Sue; Wagner, Eric; David, Gary. Clumsy Information Systems: A Critical Review of Enterprise Systems. Agile Information Systems: Conceptualization, Construction, and Management. 2006: 163. ISBN 1136430482. 
  4. ^ Zarnekow, R; Brenner, W; Pilgram, U. Integrated Information Management: Applying Successful Industrial Concepts in IT. 2006. ISBN 978-3540323068. 
  5. ^ RSA,November 2007,The Confessions Survey: Office Workers Reveal Everyday Behavior That Places Sensitive Information at Risk,available from (PDF), [September 15, 2017], （原始内容 (PDF)存档于February 11, 2012） 
  6. ^ Gramm-Leach-Bliley Act. 
  7. ^ Tamás, Fábián. Shadow IT in the New IT Management Triangle. 2022. 
  8. ^ Myers, Noah; Starliper, Matthew W.; Sumers, Scott L.; Wood, David A. The Impact of Shadow IT Systems on Perceived Information Credibility and Managerial Decision Making. March 8, 2016. 
  9. ^ Handel, Mark J.; Poltrock, Steven. Working around official applications: experiences from a large engineering project. CSCW '11: Proceedings of the ACM 2011 conference on Computer supported cooperative work. 2011: 309–312. S2CID 2038883. doi:10.1145/1958824.1958870. [1]
  10. ^ Predictions Show IT Budgets Are Moving Out of the Control of IT Departments. Gartner. [2012-04-25]. （原始内容存档于June 29, 2013）. 
  11. ^ RESULTATS DE L’ENQUETE SUR LE PHENOMENE DU "SHADOW IT" par Thomas Chejfec : http://chejfec.com/2012/12/18/resultats-complets-de-lenquete-shadow-it/

外部链接

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